כשאנחנו רוצים לארגן הרצאה לקהל מסוים, בין אם זה קהל ספציפי, עובדים, לקוחות, משקיעים, בוחרים, ובין אם זה קהל רנדומאלי שיגיע להאזין לנו, אזי שעלינו לחשוב על כל פרט ופרט שיכולים לעזור לנו להעביר את ההרצאה כפי שאנחנו רוצים, כפי שאנחנו מקווים שהיא אכן תעבור.
הרצאה ולא משנה מאיזה סוג, זה מפגש מאוד ייחודי עם קהל, ולכל פרט שיכול להשפיע על האיכות שלה יש משמעות מסוימת. בין אם זה המרחק בינינו לבין הקהל, בין אם זה המתקנים בהם אנחנו משתמשים במהלך ההרצאה, כמות האנשים שייכנסו לחלל האולם, או כל דבר אחר. אחת כמה וכמה, נכון הדבר כשמדובר על בחירת המקום בו אנחנו נרצה לארח את הקהל שלנו ולהרצות בפניהם. במובן מסוים, זו הנקודה העיקרית שיכולה להשפיע על טיב ההרצאה שלנו.
כיום, אנחנו יכולים למצוא אולמות להשכרה שמתאימים לסוגי הרצאות שונים. לא רק על פי הסגנון והנושא, אלא גם על פי מאפיינים אחרים. למשל, אנחנו יכולים למצוא אולמות שמותאמים לקהלים מסוימים, אולמות שמותאמים לסוג הרצאות על פי האלמנטים שנדרשים למרצה, למשל מקרנים, מחשבים וכדומה.
כשאנחנו בוחנים אולמות להשכרה עבור הרצאה, עלינו לחשוב לא רק עלינו בתור מרצים, אלא גם על הקהל עצמו, קרי, עלינו לחשוב איך הם ירגישו במקום, איך הם יכולים להגיע אליו, עד כמה הסאונד במקום הוא איכותי ויאפשר להם לשמוע כל דבר, וכן פרטים אחרים שמיד נתייחס אליהם.
בסופו של דבר, המטרה שלנו צריכה להיות, שאנחנו נרגיש נוח במקום, באופן כזה ששום דבר לא יטריד אותנו ולא יפריע לנו להעביר את ההרצאה, וכן שהקהל ירגיש נוח לפני ובמהלך ההרצאה, יוכל להאזין לה, ליהנות ממנה ולהפיק ממנה את התועלת שאנחנו מכוונים אליה.
פרמטרים לבחירת אולם להרצאה
הפרמטר הראשון הוא המיקום של האולם. אנחנו צריכים לבחור אולם שממוקם במקום מרכזי מספיק, בשביל שיהיה ניתן להגיע אליו בקלות, אולם שאפשר להגיע אליו בתחבורה ציבורית זמינה או ברכב פרטי, מה שאומר שיש חנייה באזור. רצוי גם שהוא יהיה במקום מרכזי, ולא בשולי העיר, במקום שלא נעים לשהות בו.
הפרמטר השני הוא גודל האולם. אנחנו יכולים למצוא אולמות בגדלים שונים שמיועדים להרצאות או סדנאות, לעיתים הם נמצאים אחד ליד השני. אנחנו נבחר באולם שיכול לאכלס את כמות האנשים שהזמנו להרצאה שלנו. רצוי שהאולם יהיה מעט יותר גדול, על מנת שאם יגיעו יותר אנשים, הם יוכלו לשבת בצורה נוחה.
הפרמטר השלישי הוא העיצוב של המקום, כלומר אופי הישיבה. זה יכולים להיות מושבים קבועים, כסאות שאפשר לנייד אותם ממקום למקום, אולם עם כסאות ושולחנות.
הפרמטר הרביעי, עלינו לבחון איך המערכות במקום פועלות, בין אם אלו מערכות סאונד, מקרנים או כל מערכת אחרת שאנחנו מבקשים להשתמש בה.
